BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini dapat
berpengaruh terhadap kegiatan yang dilakukan disetiap kantor, organisasi, atau
perusahaan dituntut untuk menyesuaikan dengan kemajuan yang ada, agar tujuan
pelayanan masyarakat dapat dicapai dengan seoptimal mungkin, maka memerlukan peningkatan efisiensi dan
efektifitas dari pelayanan tersebut. Dalam pencapaian tujuan tersebut, faktor
arsip yang ada didalamnya tidak dapat diabaikan karena unsur yang terpenting
selain faktor - faktor lainnya. Pada kantor Desa Bogak Besar Kecamatan Teluk
Mengkudu Kabupaten Serdang Bedagai yang merupakan instansi pemerintah yang
menggunakan komputer tersebut hanya pada bagian tertentu saja, salah satu
informasi yang sangat penting dalam suatu instansi adalah rekaman dari kegiatan
instansi itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip.
Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap organisasi atau instansi,
apabila pengolahannya kurang baik akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu
organisasi atau instansi tersebut. Arsip yang teratur dan tertib akan sangat
menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi serta dapat membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan didalam menentukan kebijakan untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya, karena dengan arsip dapat
diketahui bermacam - macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat
ditentukan sasaran yang akan dicapai. Salah satu permasalaahn yang dihadapi kantor
Desa Bogak Besar Kecamatan Teluk Mengkudu Kabupaten Serdang Bedagai diantaranya
terdapat pada pengarsipan surat, dimana proses sistem pencatatan surat masuk
dan surat keluar tersebut masih menggunakan proses manual akibatnya sulit
menemukan kembali arsip yang diperlukan untuk proses pelaksanaan kegiatan,
sehingga terjadi salah komunikasi dan terdapatnya duplikasi arsip serta
menumpuknya data yang memenuhi ruangan tersebut sehingga menghambat kelancaran
aktivitas kerja. Salah satu tugas bagian pengarsipan surat masuk dan surat
keluar pada kantor Desa Bogak Besar Kecamatan Teluk Mengkudu Kabupaten Serdang
Bedagai adalah membuat surat - surat yang diterima maupun yang dikeluarkan secara
manual. Oleh karena itu komputer sangat diperlukan untuk mengatasi masalah
dalam hal pencatatan surat masuk dan surat kaluar, proses pencatatan surat
masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi dapat merekam kesalahan atau
kekeliruan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian
data - data yang diperlukan akan sangat mudah ditemukan apabila sudah
terkomputerisasi.
Maka dengan menggunakan
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar akan mempermudah instansi
pemerintahan kantor Desa Bogak Besar Kecamatan Teluk Mengkudu Kabupaten Serdang
Bedagai akan berjalan secara lebih optimal melayani masyarakat dengan cepat dan
tepat.
1.2
Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Tujuan dari Praktek Kerja Lapangan
adalah untuk dapat membuat rancangan suatu sistem informasi surat masuk dan
keluar desa yang dapat membantu dalam proses pembuatan dan pengarsipan surat-surat
yang dianggap penting. Dengan terancangnya sistem informasi surat masuk dan
keluar desa maka diharapkan akan
mempermudah dan mempercepat pembuatan dalam pencarian surat-surat
penting sehingga dapat mengoktimalkan kinerja pegawai
1.3 Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Adapun manfaat yang diperoleh yaitu
bagi pihak yang bersangkutan yaitu :
1.3.1
Manfaat
Bagi Mahasiswa
a.
Dapat mengaplikasikan ilmu dan
keterampilan yang diperoleh pada masa kuliah.
b.
Menambah wawasan dan pengalaman dalam
menghadapi dunia kerja.
c.
Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung
jawab dalam kerja.
1.3.2
Manfaat
Bagi Akademik
a.
Dapat mempromosikan keberadaan Akademik
ditengah-tengah dunia kerja sehingga dapat mengantisipasi kebutuhan dunia kerja
akan tenaga kerja yang profesional dan kompeten dibidangnya.
1.3.3
Manfaat
Bagi Instansi
a.
Membantu instansi dalam menyelesaikan
tugas sehari-hari selama Praktek Kerja Lapangan.
b.
Penulis dapat membantu memecahkan
masalah dalam hal-hal yang berkaitan dengan sistem informasi yang ada di kantor
tersebut.
1.4 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam pembuatan
Laporan Praktek Kerja Lapangan adalah membahas tentang prosedur sistem
pengarsipan surat-surat penting yang diterima maupun yang akan dikeluarkan
kantor desa.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Adapun beberapa metode pengumpalan
data yang dilakukan oleh penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan.
1.5.1
Wawancara
Wawancara merupakan tehnik
pengumpulan data atau informasi dari “informan” atau “Responden” yang telah ditetapkan, dilakukan dengan cara
“Tanya jawab sepihak tetapi sistematis” atas dasar tujuan penelitian yang
hendak di capai,dalam hal ini penulis melakukan wawancara terhadap pegawai yang
langsung berkaitan dalam sistem informasi pengarsipan surat.
1.5.2
Observasi
Observasi atau pengamatan merupakan salah satu
tehnik pengumpulan data/fakta yang cukup efektif untuk mempelajari suatu
sistem. Observasi adalah pengamatan langsung penulis tentang pembuatan
keputusan dan pengamatan langsung setiap kegiatan yang sedang berjalan.
1.5.3
Dokumen
Sumber
lain pengumpulan data/fakta yang efektif ialah pengamatan setiap dokumen yang
ada,diantaranya data surat masuk dan keluar yang telah di arsipkan.
1.6 Waktu Dan Tempat Penelitian PKL
Penulis melakukan Praktek Kerja
Lapangan di Kantor Desa Bogak Besar Kecamatan Teluk Mengkudu Kabupaten Serdang
Bedagai,pada tanggal 8 Juli s/d 3 Agustus 2013. Waktu Praktek Kerja Lapangan
adalah mulai 08.30 WIB sampai dengan 14.00 WIB.
|
Uraian
|
Bulan
|
|||||||
|
Juli
|
Agustus
|
|||||||
|
Minggu Ke-
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
Pengajuan PKL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Penerimaan PKL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pelaksanaan PKL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tabel
1.1 Waktu Pelaksaan Praktek Kerja Lapangan
Tidak ada komentar :
Posting Komentar